东营鲁兴水务有限公司内部规章制度四卷

2023/8/7 17:49:34 次浏览 分类:内部规章制度


第六章  公文立卷、归档和销毁

  第十五条  公文办理完毕,应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和有关保密规定,对公文收集、整理、立卷、归档。立卷、归档工作一般在翌年5月底前完成。

  第十六条  公司公文、党委文、会议纪要由公司办公室文档员立卷归档。

  第十七条  卷内文件材料必须齐全、系统、准确,需说明情况的案卷,应在备考表中填写清楚。

  第十八条  联合办理的公文,应由主办单位立卷。

  第十九条  公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

  第二十条  没有归档和存查价值的公文,经鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁密级文件,应到市保密部门登记备案,实施定点销毁,保证不丢失、不漏销。

第七章  附则

第二十一条  本办法由东营鲁兴水务有限公司办公室负责解释。

 

十一、东营鲁兴水务有限公司档案管理办法

 

第一章 总 则

  第一条 为加强公司档案管理,依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,制定本办法。

  第二条 公司档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。

公司文件档案由公司档案室整理建档管理。

  公司科技档案分别由有关科室、单位取得利用,统一整理,系统齐全后移交档案主管部门管理。

公司财务档案由计划财务科归档管理。

  各科室、单位在工作中形成的具有参考价值的文件、材料,由科室、单位负责将其中已办完的文件、 材料及时归档管理。

  第三条 公司档案室,受上级档案部门的业务指导、监督和检查,负责管理公司档案。其任务是:

  1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案;

  2、积极开展档案的提供利用工作;

  3、进行档案鉴定;

  4、进行档案统计;

  5、认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握立卷的基本方法,保证档案质量。

第二章 立卷范围

  第四条 档案立卷的主要范围有:

  1、上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、规章制度。

  2、公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级的批复。

  3、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

  4、公司党政会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。

  5、公司主持召开的各种会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要,以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。

6、具有保存价值的其它文件材料、重要的工作经验材料。

  7、其它应归档的资料。

  第五条 立卷的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

  第六条 在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。

  第七条 拟定案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、定期30年、定期10年三种。

  第八条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

第九条 全部案卷组成后,要对案卷统一排列编写全档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。

第四章 档案借阅

  第十条 借阅档案,要登记履行借阅手续。档案仅限在档案室查阅,不得带出,必须带出查阅的,须经分管经理批准。密级档案一律不准外借,不准摘抄、复制。底图一律不外借。

  第十一条 调阅档案人员应对案卷妥善保管,不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、勾画、涂改,归还时必须完整无损。借阅和归还时,双方须当面点清,如发现损坏、遗失等情况,除积极追查 补救外,要及时向主管领导汇报,根据情节轻重进行处理。

  第十二条 凡摘录、复印档案材料,需经档案室分管经理同意。

第十三条 外单位借阅档案,需要单位介绍信,并由公司有关科室、单位人员陪同。

第五章 档案保密管理

  第十四条 档案管理人员和调阅档案、资料人员必须保守档案的机密。分管经理要经常检查过问保密工作,按规定批借档案和资料。

  第十五条 档案管理人员应做到:

  1、不和无关人员谈论本部门保存的党政和科技方面的机密内容。

  2、在借阅、保管、复制档案、图纸资料过程中,应严格履行机密档案、机密资料的借阅手续。

  3、借出的档案资料、图纸必须按时收回,收回后要立即存入档案柜,以防丢失和泄密。

  第十六条 借阅档案人员应做到:

  1、不得私自开柜或随便翻阅案卷。

  2、调阅保密材料,必须经分管经理批准,借阅者负有保密之责,所调档案资料,不得随便给他人翻阅,不得抄录和公布。

  3、外出携带的机密档案、图纸、资料,必须经分管经理批准并经档案室备案后方能携带,往返途中妥善保密,回来后立即归还注销。

  4、对承办借阅的档案、图纸、资料,应妥善保管不得丢失。

第十七条 凡属保密的档案、图纸、资料等,除特殊需要,一律在阅文室查阅,不得拿出档案室,必须复制的,由档案室工作人员陪同复印,用毕立即退还档案室。

第六章 档案库房管理

  第十八条 经常保持库房内清洁、通风,掌握好温、湿度。

  第十九条 库房内严禁吸烟和使用明火,严禁堆放易燃物品。放置适合档案用的消防器材。

  第二十条 柜架排列整齐,间距、顶距符合规定标准。放置胶片,声像磁带的库房要安装空调设备。

  第二十一条 库房照明要选用带灯罩的白炽灯,外窗遮阳要选用遮光窗帘。

  第二十二条 非档案管理人员不经允许不得随意进入库房。

第七章 科技档案管理

  第二十三条 公司科技档案是在科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文字材料。

第二十四条 公司科技档案要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

第八章 音像、荣誉档案管理

  第二十五条 各科室、单位凡获市级以上的各类证书、奖状、锦旗、奖杯等一律送交档案室登记,并办理交接手续,由档案室统一分类保管。

  第二十六条 若科室、单位需要继续留用的,要确定专人负责保管,并到档案室办理借用手续。负责人调离原单位,必须到档案室办理移交手续。

  第二十七条 对获得的各类证书、锦旗、奖状、奖杯等,由档案管理人员按年度集中统一照像,归档保存。

第二十八条 凡公司在各项工作中形成的录音带、录像带,一律交档案室存放。

第九章 档案的收集

  第二十九条 新购置重要设备和引进项目到货时有关科室、单位要通知档案管理人员参加开箱检查、验收,文件材料及时归档,如工作需要时,另行办理借阅手续。

第三十条 档案工作人员要及时主动地收集档案。每季度一次,协助各科室、单位做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作,为收集档案创造条件。

第十章 档案的鉴定和销毁

  第三十一条 档案管理人员,要认真执行上级档案管理机关统一制订的档案价值鉴定规则和保管期限表的有关规定。要以全面的历史的和发展的观点,科学地评定档案 的保管价值。

  第三十二条 对不应归档的文件材料,对已到期的短期档案或失去价值的档案要进行逐份登记、造册,经鉴定后由分管经理批准,方可销毁,对销毁的档案要编制销毁清册,妥善存放。

第三十三条 办完档案销毁批准手续后,应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密,监毁人员应在销毁清册上签字。

 

十二、东营鲁兴水务有限公司印章使用管理办法

  

为进一步加强和规范公司印章的使用管理,维护印章使用的严肃性、合法性和安全性,结合公司实际,制定本办法。

  第一条  本办法所指印章包括公司行政印章、公司领导签名章等。

  第二条  印章原则上不准借出使用。如遇特殊情况须借行政印章外出使用时,须由用印科室、单位出具书面申请,经批准后,派人监印。

  第三条  印章的使用严格落实审批登记制度,未经批准不得使用。

  (一)以公司名义发出的正式公文,当附有依次经撰稿人、科室(单位)负责人签名、公司领导签批的发文稿纸时,方可用印。正式公文,一律在文件原件上用印。用印时,需出具文件发文稿纸原件并将发文稿纸原件留公司办公室存档。

    (二)以公司名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告以及对外发出的重要函件,按公文处理签批程序办理,经公司主要领导签发后方可用印。

(三)涉及人事、财务等重要事项,须经公司分管领导及主要领导签批后,方可用印。

    (四)公司干部职工因办理私人事务,需要单位出具相关证明或用印的,须由当事人报经公司领导签批后方可用印。

    (五)若遇特殊情况,如急需用印而有签批权限的公司领导外出,可先电话征询该领导同意然后用印,事后经办人要及时补办相关手续,印章管理人员应及时督促经办人补办相关手续。

    (六)办理因公、因私出国(境)审批手续的,须经公司主要领导签批后方可用印。

    (七)以公司名义颁发的各类奖状、证书、聘书等,须由公司主要领导签批,或由公司主要领导授权分管领导签批后,方可用印。

    (八)办理人员调动、职称评聘、工资调整、人事任免等干部人事、劳资手续时,须经公司分管领导及主要领导签批后方可用印。

    (九)以公司名义出具的用于对外联系工作、处理公务的介绍信,须经公司分管领导签批后方可用印。

    (十)按照有关要求,相关文件、材料、报告、报表等需加盖公司印章的,经科室(单位)审核后,按权限由公司主要领导签批,或由授权的公司分管领导签批后方可用印。

    第四条  公章原则上一律不得加盖于空白介绍信、空白纸张、空白表格等纸张上。如遇特殊情况,必须出具书面申请,由公司主要领导授权办公室批准登记后,方可用印。

    第五条  印章的使用(经签发的文件除外),必须办理使用登记手续,填写《东营鲁兴水务有限公司行政印章使用审批表》、《印章使用登记本》。监印人员在用印时要审阅、了解用印内容,核实、清点用印数量。监印人员盖章时要规范,保证盖出的印章端正、清晰、美观,落款处加盖的印章骑年盖月,并将用印材料原件附后存档。

    第六条  印章管理人员,要认真履行手续,不能越权行事,私自用印,凡因印章使用不慎造成不良后果的,视其问题成因,追究当事人责任(公章保管人负有同等责任),造成经济损失的应赔偿经济损失,触犯法律的应追究法律责任。

附件:东营鲁兴水务有限公司行政印章使用审批表

 

东营鲁兴水务有限公司行政印章使用审批表

用印单位

(科室)

 

用印时间

 

用印经办人

 

用印单位(科室)

负责人

 

用印事由

 

用印数量

 

留存材料

 

公司分管领导

审批意见

 

公司主要领导

审批意见

 

十三、文件传阅制度

  

第一条 认真执行党和国家的保密规定,严格按规定范围进行传阅,不准将文件内容泄露给他人,严防失、泄、窃密事件的发生。

  第二条 文件传阅一律由公司办公室文档员负责。对领导阅批的文件,应根据批办意见和传阅范围及时传阅,原则上特急件当日传完,普通件3个工作日传完。需公司科室、单位阅办、阅知的,及时通知有关人员。文件传阅本着先急后缓、先主后次的原则,保证办文质量和效率。

  第三条 传阅文件要严格手续,做到送出有登记,收回要清点。

  第四条 对有时限要求的急件实行急件急办,限时办结;对领导有批示意见的文件,要及时催办落实,并将办理结果及时向领导汇报,做到事事有回音,件件有着落。

  第五条 不准阅文人员将文件带回家。

  第六条 机密及以上秘密等级的文件,实行单独传阅,并及时收回入橱上锁,不得擅自扩大传阅范围。

  第七条 传阅文件要做到勤传、勤收、勤催办,不拖、不压、不误事,传阅办理完毕后,及时分类存档。

  第八条 发现文件丢失,要及时报告,按保密规定做出处理。

  第九条 公司领导或其他工作人员参加上级部门单位召集会议带回的文件、公司办公室或其他科室、单位到业务主管部门取回的文件,应及时交公司办公室文档员,进行传阅、处理、存档。